Pengalaman Mengajukan Visa Konferensi ke Korea Selatan

Sekitar akhir Mei 2025, saya dan beberapa teman lintas negara yang tergabung dalam East Asian-Australasian Flyway Partnership (EAAFP) Youth Task Force mendapat informasi akan ada lokakarya di kantor Kesekreatariatan EAAFP di Incheon, Korea Selatan. Begitu mendapatkan informasinya, saya langsung terpikir apakah harus saya ambil kesempatan tersebut apakah tidak. Sembari menimbang-nimbang, saya mencari berbagai informasi terkait pengajuan visa ke Korea Selatan.

Informasi terkait syarat-syarat pengajuan visanya ternyata mudah untuk didapatkan melalui website Korean Visa Application Center (KVAC). Oh ya, pengurusan visa Korea Selatan tidak langsung melalui kedutaan besar mereka ya, tetapi melalui KVAC. Website KVAC sangat informatif dalam menyediakan informasi yang kita butuhkan dalam pengajuan aplikasi visa. Translasi Bahasa Indonesia juga sudah tersedia di dalamnya.

(website KVAC. doc KVAC)

Terdapat beberapa jenis visa ke Korea Selatan. Ada yang jangka pendek, ada yang jangka panjang. Ada yang single entry, ada yang multiple entry. Karena saya menghadiri lokakarya singkat, maka saya memilih visa jangka pendek untuk kunjungan singkat umum atau visa C-3-1. Visa ini berlaku selama 3 bulan dengan maksimal masa tinggal 30 hari. Kunjungan singkat umum ini dibagi menjadi beberapa pilihan seperti acara/konferensi, pelatihan, mengunjungi keluarga, merawat keluarga, dan sebagainya.

Setelah menentukan visa apa yang tepat untuk saya, maka ada dua pilihan dalam pengurusannya. Saya mengurus sendiri ke kantor KVAC di Jakarta Selatan atau melalui agen. KVAC sudah mempublikasikan daftar agen yang secara resmi bekerja sama dengan mereka. Jadi kalau Anda memilih mengurus melalui agen, pastikan agen pilihan Anda terdaftar secara resmi di website mereka. Saya mengurus visa sendiri karena saya tidak memiliki rombongan. Agen biasanya hanya mengurus aplikasi beregu. Untuk informasi lebih tepatnya, Anda bisa mengeksplorasi website KVAC.

Persyaratan dokumen yang tidak terlalu banyak dan beberapa pertimbangan lainnya, membuat saya mantap untuk mengajukan aplikasi visa. Ada dua kelompok dokumen yang dibutuhkan untuk mengajukan visa C-3-1 tujuan konferensi atau acara.

1. Dokumen Utama

Dokumen utama mencakup:

a) Passpor

Passpor yang dikumpulkan harus asli dan melampirkan fotokopiannya Jadi selama masa penilaian berkas, passpor kita akan "ditahan". Pastikan Anda tidak memiliki rencana bepergian keluar negeri atau kegiatan yang membutuhkan passpor selama masa penilaian berkas aplikasi visa. 

Oh ya, jika pengajuan kita ditolak, maka akan ada stempel penolakan pada passpor kita. Anda juga bisa mempertimbangkan hal ini. Teman saya dari Bangladesh memutuskan untuk tidak mengikuti lokakarya karena dia khawatir aplikasinya ditolak dan mendapatkan stempel penolakan pada passpornya. Hal ini dia pertimbangkan karena dia juga akan pergi ke New York dan khawatir stempel penolakan dari Korea Selatan ini akan memberinya masalah di imigrasi Amerika Serikat.

b) Pas foto

Pas foto terbaru (6 bulan terakhir) ukuran 3x4 cm dan berwarna. Background foto putih atau warna seperti putih. Meskipun di website mereka ditulis 3.5x4.5 cm, tetapi foto saya tidak dipermasalahkan saat berukuran 3x4 cm. Jikapun foto Anda ditolak, jangan khawatir, karena di kantor KVAC terdapat fasilitas foto berbayar yang dapat Anda manfaatkan.

c) Formulir pendaftaran visa

Formulir ini bisa diunduh di website KVAC. Mereka juga sudah menyediakan contoh pengisiannya.

d) Sertifikat hubungan keluarga

Kartu Keluarga (KK) menjadi syarat wajib. Saat itu, saya belum memiliki kartu keluarga baru karena saya baru saja menikah. Hal ini bisa menimbulkan masalah karena ada ketidakcocokan antara aplikasi saya menyatakan menikah, tetapi KK masih sebagai anak (mengikuti orang tua). Solusi yang saya lakukan adalah melampirkan akta menikah dan membuat surat pernyataan. Lampiran ini diterima oleh KVAC.

e) Dokumen pembuktian identitas

Pembuktian identitas berdasarkan pekerjaan. Karena saya adalah staff suatu NGO (Non-Govermental Organisation) maka saya melampirkan surat keterangan dari NGO kami.

Sebenarnya ada dokumen utama ke-6 yaitu sertifikat diagnosa tuberculosis (TB), tetapi sertifikat ini hanya wajib bagi mereka yang akan tinggal lebih dari 91 hari di Korea Selatan, merawat orang yang mempunyai TB di Korea Selatan, atau pekerja musiman.

2. Dokumen Pendukung

Dokumen pendukung mencakup:

a) Rekening koran 3 bulan terakhir

Rekening koran bisa diganti dengan dokumen lainnya seperti fotokopi kepemilikan kendaraan (bukan STNK) atau tagihan kartu kredit. Saat saya mencari informasi tentang saldo minimal rekening koran, tidak disebutkan berapa saldo minimalnya. Tetapi, penelusuran saya menyimpulkan jika rekening koran ini menjadi salah satu cara pihak Korea Selatan melihat jika kita mampu untuk bertahan di Korea Selatan sesuai masa tinggal kita. 

b) Surat undangan dari pihak pengundang acara

Surat undangan harus menggunakan format dari Kedutaan Korea Selatan. Format bisa diunduh di website KVAC. Pihak KVAC juga meminta fotokopi ID (KTP setempat) dari penanggung jawab kegiatan manakala masih ada kekurang jelasan dalam surat undangan.

c) Fotokopi pendaftaran usaha/nomor registrasi lembaga

Sebelum mengumpulkan dokumen ke Jakarta (KVAC tidak melayani pengiriman dokumen, jadi kita harus datang secara langsung ke kantor mereka), saya memanfaatkan fasilitas Call Center KVAC agar tidak ada dokumen yang luput. Call Center mereka melalui pengiriman pesan WhatsApp. Saya sangat suka fasilitas ini karena respon cepat dan selalu informatif meskipun saya bertanya berulang kali.

Saya mengumpulkan aplikasi visa pada pertengahan Juni 2025 di kantor KVAC yang berada di lantai 5 kawasan Lotte Mall Jakarta Selatan. Kantor dibuka pukul 09.00 WIB meskipun aktivitas mall secara umum baru dimulai sekitar pukul 10.00 WIB. Jadi ketika saya ke sana, suasana mall masih sangat sepi (dan cukup gelap). Namun ketika memasuki kantor KVAC, ternyata beberapa orang yang mengajukan visa sudah berada di lokasi.

Saat memasuki kantor KVAC, nuansa Korea Selatan sudah terlihat dari design depan kantor dan beberapa poster khas Korea, termasuk artis K-Pop. Sebelum memasuki ruang utama, petugas keamanan meminta saya untuk melewati alat metal detector. Ruang utama ini memiliki banyak konter. Kita akan mendapat nomor antrian konter sesaat setelah melewati metal detector.

Saya langsung dipanggil menuju konter. Petugas akan mengajukan pertanyaan dasar tentang tujuan kita ke Korea dan apakah sudah mengisi formulir. Karena saya sudah mengisi formulir, maka petugas langsung memeriksa kelengkapan dokumen saya termasuk meminta passpor saya. Petugas juga akan menanyakan jenis pelayanannya, apakah kita ingin pengumuman visa kita keluar lebih cepat atau dalam waktu normal. Tentu harganya berbeda. Setelah kita memilih masa pengumuman visa, petugas akan menekankan jika masih ada kemungkinan visa ditolak. Penerbitan atau penolakan visa adalah hak dari Kedutaan Besar Korea, KVAC hanya membantu.

Petugas lalu menanyakan apakah passpor kita akan dikirimkan atau diambil di KVAC setelah keputusan keluar. Pada waktu itu saya memilih dikirimkan. Untuk wilayah Jawa, biaya pengiriman sebesar Rp70.000,- dengan ekspedisi SAPx. Estmasi diterima sekitar 3 hari setelah pengumuman visa. Petugas juga meminta nomor handphone yang dapat dihubungi untuk memberikan update terkait visa. Mereka menerima semua nomor, tetapi menyarankan selain provider Tri karena sering ada kendala. Jika provider kita adalah Tri, kita diperbolehkan menuliskan nomor handphone keluarga/teman kita yang memiliki nomor selain Tri. Setelah semua informasi disampaikan, petugas akan meminta kita ke kasir untuk membayar biaya pendaftaran.

Segala pembayaran di KVAC secara cashless. Untuk pembayaran visa, bisa transfer ke nomor rekening BCA mereka. Untuk fasilitas on site seperti fotokopi dan foto, bisa membayar melalui QRIS. Setelah membayar, kita akan mendapatkan resi pembayaran. Selain resi, saya juga mendapatkan stiker pengiriman visa. Stiker ini lalu diberikan kepada petugas konter yang mana akan ditempelkan pada bagian belakang passpor untuk menunjukkan jika passpor kita akan dikirim.

Saya menunggu kurang lebih dua pekan sampai visa saya diterbitkan. Kita bisa mengecek secara pribadi apakah visa kita sudah terbit atau belum melalui website pemerintah Korea Selatan. Petunjuk pengecekan sudah dituliskan pada resi pembayaran visa.

Sekitar satu pekan setelah visa terbit, saya berangkat ke Korea Selatan.

Secara umum, pengajuan aplikasi visa ke Korea Selatan cukup mudah. Semua informasi sudah disediakan di website. Catatan mungkin lebih kepada aturan kenapa passpor kita harus ditahan. Ini berbeda dengan ketika saya mengajukan visa ke Australia dan Saudi Arabia yang tidak mempersyaratkan visa secara fisik dan pengajuan aplikasi sepenuhnya online. Anyway, setiap negara tentu memiliki kebijakan masing-masing. Ya tinggal kita ikuti saja jika memang kita betul-betul ingin ke Korea.

Semoga informasi ini bermanfaat.

July 17th, 2025.

rahmadiyono.